Ihr Unternehmen stellt regelmäßig auf europäischen Messen aus. Die Ziele sind klar, das Team kennt seine Aufgaben und das Standkonzept funktioniert. Doch Ihr erster Messeauftritt in den USA erfordert eine andere Vorbereitung. Wer den Stand aufbauen darf, wie das Material in die Halle gelangt und wann Änderungen möglich sind, hängt von den örtlichen Regelungen ab.
Berücksichtigen Sie deshalb diese fünf Punkte, bevor Sie Entwurf und Budget festlegen. So wissen Sie besser, welche Fragen Sie Ihrem Messebaupartner, Ihrem Transportdienstleister und dem Messeveranstalter stellen sollten.
Aufgabenverteilung
Wer übernimmt welche Aufgabe?
Materialhandling
Wie viel wiegt die verpackte Sendung?
Zeitplanung
Wer entscheidet in welcher Zeitzone?
Personalkosten
Welcher Einsatz und welche Zuschläge gelten?
Zoll
Welche Waren werden zurückgeführt?
Ein eigenes Montageteam mitzubringen bedeutet nicht automatisch, dass es sämtliche Arbeiten ausführen darf. An US-amerikanischen Messestandorten können Vorgaben für den Einsatz gewerkschaftlich organisierter Arbeitskräfte gelten, häufig als Union Labor bezeichnet. Prüfen Sie die Aufgabenverteilung beispielsweise für Standmontage, Elektroinstallationen und abgehängte Elemente jeweils gesondert.
Es gibt keine allgemeingültige Regel, die auf jede Messe in den USA übertragbar ist. Das McCormick Place in Chicago erlaubt Beschäftigten der ausstellenden Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen, am eigenen Stand zu arbeiten. Diese Rechte gelten nicht automatisch für beauftragte Messebauunternehmen. Dieser Unterschied ist für die Einsatzplanung Ihres Teams relevant.
Lesen Sie die Exhibitor Bill of Rights des McCormick Place (Englisch)
Was sollten Sie vorab klären? Halten Sie für jede Aufgabe fest, wer sie ausführt, beauftragt und beaufsichtigt. Lassen Sie diese Verteilung anhand des aktuellen Ausstellerhandbuchs und der Standortbedingungen prüfen. Bitten Sie im Zweifel um eine schriftliche Bestätigung.
Der Transport zum Messegelände und das Materialhandling vor Ort sind unterschiedliche Leistungen. Dieses Handling wird auch als Drayage bezeichnet. Freeman beschreibt darunter das Entladen, die Lieferung zum Stand, das Einlagern und Zurückbringen leerer Verpackungen sowie den Abtransport nach der Messe. In dieser Erläuterung wird das Sendungsgewicht als Berechnungsgrundlage genannt.
Was sollten Sie vorab klären? Fragen Sie, welche Leistungen der Handlingpreis Ihrer Messe umfasst und auf welcher Grundlage er berechnet wird. Planen Sie Transport und Handling als getrennte Budgetpositionen ein. Beziehen Sie das verpackte Gewicht in die Entwurfsentscheidungen ein und besprechen Sie, welche Komponenten vor Ort verfügbar sein könnten. Eine leichtere Konstruktion ist erst dann die bessere Wahl, wenn auch Funktion, Ausführung und Gesamtprojektkosten stimmen.
Freemans Erläuterungen zu Versand und Materialhandling ansehen (Englisch)
Eine kleine Änderung kann mehrere Personen erfordern: jemanden, der die Botschaft freigibt, einen Designer, der die Datei anpasst, und eine ausführende Person vor Ort. Arbeiten diese Teams zu unterschiedlichen Zeiten, kann eine unbeantwortete Frage den nächsten Schritt aufhalten.
Was sollten Sie vorab klären? Halten Sie Fristen mit Datum, Ortszeit und Zeitzone fest. Vereinbaren Sie, wer Änderungen freigeben darf und während des Aufbaus erreichbar ist. Bewahren Sie die zuletzt freigegebenen Zeichnungen und Dateien an einem vereinbarten Ort auf. Legen Sie außerdem fest, wer entscheidet, wenn die übliche Ansprechperson nicht erreichbar ist.
Ein Budget wird transparenter, wenn es neben dem Stundensatz auch den geplanten Einsatz zeigt: welche Aufgabe, wie viele Personen und welcher Zeitraum. Fragen Sie außerdem nach den Bedingungen für Überstunden, Mindestabnahmen, Wartezeiten und Stornierungen. Das McCormick Place verweist Aussteller für die unterschiedlichen Tarifzeiten an den jeweiligen Servicepartner. Prüfen Sie dies deshalb für Ihre Dienstleister und Ihre Messe.
Was sollten Sie vorab klären? Lassen Sie sich geplante Stunden, mögliche Zuschläge und Unsicherheiten getrennt erläutern. Vereinbaren Sie, wer Zusatzarbeiten freigeben darf und wie dies dokumentiert wird. Prüfen Sie gemeinsam die Reihenfolge von Lieferung und Montage, damit klar ist, wovon der Arbeitsbeginn der einzelnen Teams abhängt.
Eine Maschine, die nach Deutschland zurückkehrt, Material, das in den USA bleibt, und Produkte, die Sie verteilen, werden zollrechtlich nicht automatisch gleich behandelt. Erstellen Sie deshalb vor dem Versand eine Warenliste, die auch den vorgesehenen Verwendungszweck und den Verbleib nach der Messe festhält.
Ein ATA-Carnet kann für bestimmte vorübergehende Einfuhren infrage kommen, ist aber keine allgemeine Lösung für alles, was Sie zu einer Messe versenden. Die niederländische Behörde RVO nennt für die USA Einschränkungen je nach Verwendungszweck. Lassen Sie deshalb einen Zollspezialisten oder Spediteur bestimmen, welches Verfahren und welche Dokumente zu Ihren Waren passen – auch wenn Sie bereits ein Carnet für ein anderes Land verwendet haben.
RVO-Informationen zu Exportdokumenten und vorübergehender Einfuhr in die USA lesen (Niederländisch)
Was sollten Sie vorab klären? Benennen Sie eine Person, die die Warenliste pflegt und Änderungen weitergibt. Stimmen Sie ab, wer die Dokumente erstellt, die Abwicklung verfolgt und die Rückführung dokumentiert. Lassen Sie außerdem prüfen, ob zusätzliche Produkt- oder Verpackungsanforderungen gelten.
- Wer darf welche Arbeiten ausführen, und wo ist dies bestätigt?
- Welche Kosten entfallen auf den Transport und welche auf das Handling?
- Wer entscheidet während des Aufbaus, und welche Zeitzone gilt für Fristen?
- Welcher Personaleinsatz und welche Bedingungen liegen dem Personalbudget zugrunde?
- Welche Waren werden zurückgeführt, und welche Dokumente sind dafür erforderlich?
Als messeverantwortliche Person müssen Sie nicht jedes Detail selbst umsetzen. Sie sollten aber wissen, wer verantwortlich ist und welche Entscheidungen noch offen sind. Besprechen Sie diese Punkte deshalb bereits beim Briefing – gemeinsam mit Ihrem Messeziel, der Standaufteilung und dem verfügbaren Budget.
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